7 savjeta za veću produktivnost

Bez obzira na to čime se bavili, svi tražimo načine na koje možemo biti produktivniji na svom radnom mjestu, ali i u privatnom životu. Želimo vrijeme na poslu iskoristiti na najbolji mogući način te svoje slobodno vrijeme provesti radeći ono što nas ispunjava i čini sretnima. I ne, nebrojene doze kofeina i bezbrojne stavke na to-do listama neće nam pomoći da budemo efikasniji i produktivniji u onome što radimo. Zato smo u ovom članku okupili savjete koji vam mogu pomoći da kvalitetno i produktivno iskoristite svoje vrijeme, izbjegnete zamku prokrastinacije i zaista OBAVITE nešto.

 

1. Prvo se fokusirajte na najbitnije zadatke

Svi već znate za to-do liste. Vjerojatno na svoje popise stavljate hrpu različitih stavki – od važnijih, neodgodivih i kompleksnijih zadataka, do onih lakših i manje bitnih.

I vjerojatno ćete prvo obaviti one lakše i manje bitne zadatke koji ne zahtijevaju prevelik mentalni napor. Ili će vam, najvjerojatnije, dan završiti nevjericom i gledanjem u popis na kojem apsolutno nijedan zadatak nije prekrižen.

Zašto dolazi do ovoga? Nije li poanta to-do liste da nas natjera da nešto zaista i poduzmemo?

Problem je u tome što kod velikih to-do lista dolazi do straha pred obiljem posla koji trebamo obaviti. Da bismo smanjili taj strah i obavili barem nešto s tog popisa, najčešće ćemo se prvo fokusirati na one manje zahtjevne zadatke koji vrlo vjerojatno nisu toliko bitni. Obavljanjem takvih poslova nadamo se da ćemo se ”zagrijati” za obavljanje onih težih, zahtjevnijih zadataka.

Primjerice, zasigurno ste se i sami bezbroj puta uhvatili kako mahnito pospremate stan prije nego što krenete učiti za važan ispit, bez obzira na to što stan već tjedan dana izgleda kao da je bomba pala u njega.

Ili ste prije nego što krenete u istraživanje za onaj dosadan projekt na poslu odjednom shvatili da je upravo sada apsolutno nužno da nazovete prijatelja kojeg dugo niste čuli jer, eto, ne želite da vaš odnos zahladi.

Svi ovi „mali zadaciˮ s to-do liste zapravo su veliki distraktori koji nam odvraćaju pažnju od onih bitnih zadataka, i to onih koji su najčešće neodgodivi i koji zahtijevaju našu pozornost DANAS. Ako te zadatke ne obavimo na dan kad smo ih zapisali na našu to-do listu, naravno da ćemo se na kraju dana osjećati kao da nismo ništa postigli. Jer i nismo; ono najbitnije ostalo je zanemareno.

Da bismo izbjegli prokrastinaciju i odvraćanje pažnje od onoga što zaista treba napraviti, važno je fokusirati se na samo jedan do tri najbitnija zadatka koja trebamo obaviti taj dan (tzv. ”MIT”- Most Important Tasks). Ključno je, stoga, dovršiti te važne zadatke i tek potom prionuti na one koji ne zahtijevaju našu trenutnu pozornost.

Kako biste lakše odredili koji su zadaci zaista neodgodivi i koje je važno napraviti baš danas, zapitajte se sljedeće pitanje: „A što da sutra putujem?ˮ Što bi bilo da znam da sutra idem na dugi put, da ću biti nedostupan/a mjesec dana i da tamo kamo idem neće biti internetske veze? Što obavezno moram napraviti prije nego što odem na takav put? Postavljanje ovakvog pitanja može nam kristalizirati ozbiljnost neodgodivih zadataka i natjerati nas da prestanemo odgađati te napokon budemo produktivni.

 

2. „Razbijteˮ veće zadatke na niz manjih

Prokrastinaciju često uzrokuje strah od nekog velikog zadatka na popisu poslova koje trebamo obaviti. Kad znamo da je pred nama neki zadatak koji iziskuje mnogo truda i vremena, najčešće ne znamo odakle uopće krenuti. Upravo to je ono što nam stvara odbojnost i strah pred izvršavanjem zadatka.

Međutim, „razbijanjemˮ većeg zadatka na niz manjih, preciznih i jasnih zadataka smanjuje taj strah jer znamo ŠTO točno trebamo napraviti i GDJE moramo započeti.

Primjerice, recimo da (ironično) želim napisati članak o produktivnosti. Tema je toliko složena i opširna da ne znam odakle uopće krenuti. Čak se bojim uopće i krenuti. I zato odgađam pisanje članka. Prokrastiniram.

Međutim, taj veliki zadatak pisanja članka o produktivnosti mogu „razbitiˮ na niz manjih, manje zastrašujućih koraka. Moja to-do lista onda može izgledati ovako:

1. „Brainstormajˮ ključne ideje i metode o tome kako biti produktivniji
2. Pročitaj šest članaka o produktivnosti
3. Organiziraj ideje u kratak pregled
4. Zabilježi natuknice o idejama koje dobijem
5. Natuknice proširi u cijele odlomke.

Moja to-do lista sada izgleda veće, ali sada barem imam navedene konkretne zadatke koje trebam obaviti, a onaj veliki zadatak pisanja članka o produktivnosti više ne izgleda tako zastrašujuće.

 

3. Zapišite „važneˮ misli koje vam padnu na pamet dok radite

Koliko vam se puta dogodilo da sjedite za računalom, radite na nekom važnom zadatku za posao, potpuno udubljeni u svoj rad, i odjednom se sjetite da morate, primjerice, platiti račun za struju?

Odmah ćete uzeti mobitel u ruke, otvoriti mBanking i platiti taj račun. A onda se sjetite da niste uplatili ni članarinu za teretanu. Pa pomislite da biste se trebali zdravije hraniti i krenete dodavati zdravije namirnice na popis za kupnju… I niste se ni okrenuli, a već je prošlo pola sata koja ste mogli iskoristiti za dovršavanje tog bitnog zadatka za posao.

Sad krećete opet raditi na zadatku, ali ovoga puta to ide uvelike teže. Teško vam je koncentrirati se na posao, pogled bježi, misli lete… a vi ne napravite apsolutno ništa produktivno.

Do ovoga dolazi zato što smo dopustili distraktorima da nas ometu od posla, nakon čega se vrlo teško opet udubiti u rad. S aplikacijama poput Vibera, WhatsAppa, Teamsa i bezbroj drugih distraktora današnjeg vremena vrlo je teško ostati fokusiran i produktivan. Sva sreća, postoji moćna metoda koja nam pomaže eliminirati takve distraktore – tzv. „distraction listˮ.

Način na koji se ovom metodom smanjuju distraktori jest da na komad papira zapišemo svaku misao, problem ili ideju koju dobijemo dok obavljamo neki bitan zadatak. Tako dobivamo svoj „distraction listˮ, odnosno popis na kojem se nalazi sve što nam je palo na pamet dok smo radili, a čime se želimo dodatno pozabaviti kasnije.

Zapisivanjem svega što nam se činilo bitnim dok smo se bavili nekim drugim zadatkom nećemo prekidati svoj tijek rada, a opet nećemo zaboraviti ono važno čega smo se sjetili u tom trenutku.

 

4. Reducirajte multitasking

Zamislite da ste na poslu. Pišete e-mail važnom klijentu i slušate svoj najdraži podcast, a usto imate otvorena i dva chat prozorčića sa svojim kolegama. Skačete s maila na chat, smijete se duhovitom hostu podcasta i mislite kako ste baš produktivni na poslu jer radite mnogo stvari odjednom.

Međutim, nakon što čitate e-mail prije slanja, shvaćate da neke vaše rečenice nemaju smisla pa morate ispraviti nekoliko pravopisnih ili gramatičkih pogrešaka. Potom shvatite da niste potpuno razumjeli što vam je kolegica s chata pisala da trebate napraviti, a već nekoliko minuta niste čak ni registrirali podcast koji se čuje u pozadini. Više se ne bi moglo reći da ste veoma uspješno obavljali sve navedene radnje, zar ne?

Navedene radnje mnogi bi nazvali multitaskingom, odnosno obavljanjem više poslova odjednom. Međutim, problem multitaskinga je u tome što takvo nešto zapravo ne postoji. Mnoga su istraživanja pokazala da su ljudi loši u multitaskingu upravo zato što zapravo ne rade dvije stvari odjednom, već samo brzo mijenjaju fokus s jedne stvari na drugu. A svaki put kad promijenimo fokus, moramo ga ponovno usmjeriti na taj zadatak. Drugim riječima, moramo „mentalno žongliratiˮ. Fokus je vrlo teško povratiti, a takav proces zahtijeva više vremena nego da obavljamo jedan zadatak bez prekida.

Ako pišemo e-mail i usput slušamo podcast – a i jedan i drugi su zadaci koji crpe lingvističke resurse – naš će se rad usporiti i njegova kvaliteta će opasti. Uz to, naš se mozak umora, što znači da ni nakon što završimo zadatak on neće funkcionirati na optimalan način.

S druge strane, u isto vrijeme možemo obavljati zadatke koji nam ne crpe iste resurse. Takav multitasking onda je zaista optimalan. Primjerice, dok slušamo audio knjige možemo čistiti kuću i tako zapravo raditi dvije stvari odjednom.

 

5. Napravite pauzu

Nitko ne može biti fokusiran osam sati bez prestanka i odoljeti svim distrakcijama, bez obzira na to koliko savjesni bili. Mozak to jednostavno ne može podnijeti.

Važno je raditi namjerne pauze i odrediti njihovo točno vrijeme trajanja. Ako si ne odredimo vrijeme za odmor, možemo doći u napast da se opravdavamo da nam pauza treba, a zapravo ona sama postaje distrakcija.

Jedna od korisnih tehnika produktivnosti koja naglašava vrijednost odmora za fokusiranost zove se Pomodoro tehnika. Ona uključuje intervale od 25 minuta produktivnog rada te 5 minuta pauze nakon što 25 minuta istekne. Za vrijeme te pauze možete se protegnuti, prigristi nešto i okrijepiti se. Potom, nakon četiri intervala od 25 minuta radi se veća pauza od 15 minuta, a zatim se svi intervali ponavljaju dok ne završite s radom.

Važno je napomenuti da za vrijeme trajanja radnih intervala ne smijete odoljeti nikakvim distrakcijama; mobitel je najbolje staviti u airplane mode, a e-mail i društvene mreže zatvoriti. Tek ćete onda biti spremni odraditi tih 25 minuta intenzivnog, produktivnog rada.

 

6. Odredite vrijeme za elektroničku poštu

Mnogi od vas zasigurno za vrijeme radnog vremena imaju otvoren e-mail, a nove poruke pročitate čim vam pristignu u pretinac. Mogli bismo reći da se to i očekuje od nas; ipak radimo i trebamo biti dostupni svima koji nas trebaju.

Međutim, otvaranje elektroničke pošte čim se pojavi nova obavijest i vječito dopisivanje s kolegama i klijentima također je distrakcija. Zamislite da ste se udubili u obavljanje nekoga zadatka, a zatim vas prekine obavijest da ste dobili novi mail. Naravno, otvorit ćete mail, odgovoriti na njega i pokušati se vratiti svom zadatku. Ali to više neće biti isto; trebat će vam vremena da ponovno usmjerite pažnju. A tako gubite vrijeme.

Da biste spriječili ovakav scenarij, nužno je smanjiti vrijeme koje provodite u inboxu, odnosno odrediti točno vrijeme u kojem ćete se njime baviti. Dovoljno je da odredite vrijeme ujutro, popodne i (možda) navečer kada ćete otvoriti svoj inbox i krenuti na čitanje i odgovaranje na svu poštu koju ste dobili.

Ovakav način odnošenja prema elektroničkoj pošti zahtijeva i prilagodbu načina pisanja maila. Vaši mailovi neće više biti kratki i šturi, ali će zato biti efikasniji. Primjerice, nećete svom kolegi poslati mail da želite sastanak s njim kako biste porazgovarali o idejama za projekt, a da niste naveli kada ste vi slobodni i nabrojali ideje koje vi sami imate. Što više informacija vaš mail sadržava, to će efikasniji on biti. Time ćete izbjeći nepotrebno dopisivanje i gubitak vremena zbog informacija koje ste mogli navesti još u prvom mailu.

 

7. Brinite o svom zdravlju

Fokusiranje na najbitnije zadatke, razdvajanje većih zadataka na nekoliko manjih, određivanje vremena za provjeravanje elektroničke pošte i svi ostali navedeni savjeti za veću produktivnost neće vam ništa značiti ako ne brinete o sebi. Nećete se moći ni fokusirati na neki zadatak ako ne dobivate dovoljno sna, kamoli biti produktivni i uspješni u tome što radite.

Svima nam prioritet treba biti da se dovoljno naspavamo i tako napunimo baterije, da se zdravo hranimo da bismo se osjećali dobro i da se bavimo tjelesnom aktivnošću kako bismo se riješili stresa. Važnost svega navedenog nepotrebno je isticati jer nam je sve to već odavno poznato, ali nije naodmet opet osvijestiti tu činjenicu.

Brinite o sebi i vodite računa ne samo o svom fizičkom zdravlju, već i svom umu. Opustite se povremeno i ne započinjite dan mahnitim provjeravanjem mailova. Jutro posvetite sebi; skuhajte si kavu ili čaj i uz to opušteno čitajte knjigu. Slušajte svoju najdražu glazbu, protegnite se malo. Radite ono što vas opušta i tako osigurajte dovoljno goriva za ostatak dana.

Trebat će vam.

Na kraju krajeva, mi nismo strojevi. Čak iako nam se neki ljudi čine potpuno „posloženimaˮ, produktivnima poput robota i ultra efikasnim i čudesnim poput mađioničara, i oni su samo ljudi. Ali to su ljudi koji su stekli dobre navike. A uz malo truda, te navike možete usvojiti i vi.

 

Napisala: Dajana Grgurić

Fotografija: Unsplash