Kako dobiti maksimum iz ocjene rada – za voditelje tima

Zašto organizirati godišnje razgovore sa zaposlenicima i kako oni mogu koristiti nama i našim zaposlenicima? 

Davanje i primanje povratne informacije jedna je od najkritičnijih komponenti procesa ocjene rada.
Na svakom je ocjenjivaču da osigura da povratnu informaciju koja će biti smislena, da osigura dovoljno vremena za pripremu te da zaposlenici dobiju priliku postavljati pitanja i dati svoj doprinos.

Sastanak na kojem će se raspraviti kako zaposlenik radi svoj posao može i morao bi biti koristan za oboje, ocjenjivača i zaposlenika. U nastavku je nekoliko koristi koje mogu proizaći iz dobre pripreme i otvorene rasprave:

• dobit ćete priliku dati informaciju direktno vašem zaposleniku o očekivanjima i standardima te dati povratnu informaciju o poslu koji obavlja dobro i područjima na kojima su potrebna određena unapređenja,
• moći ćete zaposleniku dati informaciju o viziji i misiji te objasniti na koji način može doprinijeti organizacijskim ciljevima.
• moći ćete zaposlenika pitati kako se osjeća na svom poslu – da li voli i uživa raditi svoj posao, je li spreman na veće odgovornosti, treba li više vaše pomoći ili pomoći kolega,
• dobit ćete priliku bolje upoznati zaposlenike, kao što će i oni bolje upoznati vas. Što se bolje poznajete, veće su šanse a ćete komunicirati i na trajnoj osnovi, pogotovo kada se pojave problemi,
• imat ćete priliku razgovarati o budućnosti zaposlenika. To može biti jednako jednostavno kao i rasprava o edukativnim mogućnostima kako bi bolje upravljali specifičnim projektima ili zaposlenikovim planovima i željama glede vlastite karijere te kako planira postići planirane ciljeve u odnosu na svoje napredovanje;

Kako se pripremiti?
Kada želite davati povratne informacije, preporuka je da se formalno sastanete sa svojim zaposlenicima dva puta godišnje – jednom na otprilike polovice ocjenjivačkog perioda (pregled napretka) i jednom na kraju ocjenjivačke godine. Ovi su sastanci prilika da sudjelujete u otvorenim razmjenama informacija sa svojim zaposlenicima glede njihovog rada.
Prije pregleda napretka ili prije pripreme ocjene zaposlenika:

• zatražite od zaposlenika informaciju o njegovim ključnim postignućima za period o kojem se raspravljalo,
• ukoliko postoje specifična pitanja o kojima želite raspraviti sa zaposlenikom, uvjerite se da ste o ovome spremni razgovarati jasno i sažeto,
• razmislite (i zapišite) što je po vama najvažnije što trebate reći zaposleniku o njegovom radu,
• zapišite što je po vašem mišljenju zaposlenik učinio/ostvario/naučio, što radi posebno dobro i postoje li neka područja u kojima ste bili razočarani načinom na koji su zaposlenici odrađivali posao uključujući i ono što je moglo biti učinjeno bolje. Trebate uključiti i primjere specifičnih projekata i zadataka,
• razmislite ima li zaposlenik vještine potrebne za dobro obavljanje posla i zapišite koje su to vještine koje bi zaposlenici trebali steći ili unaprijediti,
• zapišite ključne točke i pitanja o kojima želite raspravljati tijekom sastanka sa zaposlenikom;

Razgovor o radnoj učinkovitosti
Tijekom razgovora o radnoj učinkovitosti, trebali bi napraviti pregled zaposlenikove izvedbe, uključujući i ključna postignuća, procijeniti što je zaposlenik uradio posebno dobro, informirati ga o onome što bi se moglo odraditi bolje te ukazati na područja na kojima bi se trebalo pružiti više napora, itd.
Treba ponuditi neke primjere te dati priliku zaposleniku da postavlja pitanja za razjašnjenja ili pružiti potrebne informacije. To bi svakako trebao biti dijalog, a ne predavanje zaposleniku.
Osim toga trebali biste:

• pitati zaposlenika kako se osjeća posljednjih šest mjeseci ili u protekloj godini te što mu se sviđa, a što ne (sa ciljem da saznate na koji način osjeća da ima podršku, ili je možda trebao povratnu informaciju ili bilo koju informaciju koju možete u budućnosti koristiti bolje u komunikaciji sa zaposlenicima),
• pitati posjeduje li zaposlenik adekvatne treninge i resurse za kvalitetno obavlja posla,
• pitati zaposlenike o njihovim kratkoročnim i dugoročnim ciljevima u karijeri, predložiti ili ponuditi resurse koji bi im mogli pomoći u ostvarenju tih ciljeva, po potrebi,
• jasno naglasiti svoja očekivanja za sljedećih šest mjeseci ili tijekom nadolazeće godine te pitati zaposlenika razumije li očekivanja.
• biti spremni razjasniti bilo koje područje nesporazuma,
• služiti se bilješkama kako ne bi propustili ni jednu točku koju smatrate važnom,
• omogućiti zaposleniku da da povratnu informaciju i postavi pitanja;

Kad završi razgovor sa zaposleniku na potpis treba dati obrazac „Razvojni plan“. Na kraju ocjenjivačke godine zaposleniku treba dati popunjenu kopiju obrasca.

Izrazito je važno sa zaposlenikom redovito tijekom godine  razgovarati o njegovoj izvedbi.

Preuzeto s: Institut za menadžment, materijali s edukacije

Fotografija: Unsplash