Kontinuirano praćenje i evaluacija zaposlenih

Važno je kontinuirano pratiti radni učinak zaposlenika, kako bi se pravovremeno reagiralo na moguće loše postupke, utjecalo na radnu izvedbu i postizanje zadanih ciljeva. Zadaća supervizora je razgovarati o radnom učinku zaposlenika te se pritom pridržavati pravila da su u razgovor uvijek uključene obje strane – supervizor i zaposlenik, da se kontinuirano izvode (ne samo tijekom formalnih sastanaka), da su balansirani sa naglaskom na jake strane i moguća poboljšanja te da su kolegijalni i vođeni sa poštovanjem obje strane (prema University of Florida).

Također, potrebno je obratiti pažnju na ponašanje zaposlenika i uhvatiti ih kada uspješno obave neki posao, usmjeriti pohvalu na značaj rezultata (umjesto da se kaže da je posao dobro obavljen pokušati s „Rješenje koje ste ponudili pomoglo je organizaciji da izbjegne potencijalne probleme i usmjeri se na očekivanja klijenata“) te osobnim pristupom zaposleniku izreći pohvalu (loše je prenositi pismeno ili putem drugih osoba).

Pri rješavanju problema u radnom učinku zaposlenika, potrebno je reagirati pravovremeno, ne pretjerivati u povratnim informacijama na izolirane probleme (promatrati ih u cjelini), ukazati na one probleme koji su u skorije vrijeme rješivi (ne pretjerivati u prevelikom broju ukazivanja na problem), biti specifičan i davati primjere, fokusirati se na akcije koje su se promatrale i na njihov utjecaj na poslovanje organizacije, fokusirati se na rješavanje problema (ne na okrivljavanje zaposlenika), poticati dijalog i zaposlenikovo mišljenje, surađivati na točnom definiranju problema i svim mogućnostima za rješavanje.

Za supervizora je bitno jasno predstaviti svoje viđenje problema. Ukoliko se radi o nečijim aktivnostima potrebno je opisati ponašanje i akciju koju smo promatrali te točan utjecaj koji je ona imala na nepostizanje rezultata. Nakon što zaposlenik iznese svoje viđenje akcije i problema, potrebno je fokusirati se na razumijevanje oba pristupa problemu i definirati problem na način da se obje strane slože. Tada je moguće lakše slaganje i oko strategije poboljšanja i dogovora za daljnje praćenje i sljedeći razgovor kako bi se uvidjela uspješnost nove radne strategije.

 

Čemu služe evaluacijski sastanci

Službeni sastanci za ocjenu uspješnosti su prilika za davanje povratne informacije za obavljeni posao, koja se zasniva na promatranjima i ocjeni učinka, ne mišljenjima. Provjeru je potrebno najaviti tijekom službene najave, a naglasak se stavlja na analizu i ocjenu važnih pitanja tijekom određenog razdoblja (Armstrong, 2003). To je zajednička akcija obje strane, zaposlenika i menadžera, u kojima se ispituju uspjesi i odstupanja od plana. Kako bi se  menadžer koji vodi evaluacijski sastanak dobro pripremio potrebno je prethodno pregledati opis posla zaposlenika, postavljene standarde, očekivanja i radne zadatke, ciljeve koje je zaposlenik trebao postići kroz prethodnu radnu godinu i svu potrebnu dokumentaciju prikupljenu tijekom kontinuiranog praćenja radne učinkovitosti (prema University of South Florida). Zaposlenika je prije sastanka potrebno zatražiti pripremljenu samoprocjenu vlastitog radnog učinka u kojoj će pripremiti uspjehe i izazove s kojima se susreo kroz godinu, prijedloge za dodatnom podrškom supervizora koja mu je potrebna, prijedloge za vještinama i znanjima koja bi želio razvijati u idućoj godini.

Točke za provjeru su:

• ostvarenje ciljeva i analiza jesu li ili nisu postignuti
• koja razina znanja je postignuta na pojedinom području
• doprinos osobe za održanje bitnih vrijednosti organizacije
• što je postignuto na planu osobne izobrazbe
• područja posebne pozornosti u budućnosti: razvijanje jakih strana, poboljšanje učinaka, potrebe za izobrazbom
• odnos prema radu – prema prirodi i opsegu posla, zahtjevima, mogućnostima za korištenje sposobnosti, razvoj vještina
• težnje – promjena vrste posla i razvoj karijere
• komentari zaposlenika o podršci koju dobiva od menadžera

Uloga voditelja bitna je za djelotvoran sastanak o pregledu uspješnosti. Voditelj mora poticati govor osobe čiji se rad pregledava, aktivno slušati sve sudionike sastanka, ostaviti dovoljno vremena za analizu, analizirati uspješnost (ne osobnost), obaviti reviziju cijelog razdoblja (ne izoliranih ili nedavnih događaja), probleme pri izvršavanju posla prepoznati i rješavati odmah, priznavati postignuća i dobre strane, pozitivno završiti sastanak uz dogovor za planiranje daljnjih akcija.

 

Napisala: Tihana Pandl

Literatura:

• Armstrong, M. (2003). Kompletna menadžerska znanja: Upravljanje poslovima i aktivnostima. Zagreb: M.E.P. Consult.
• University of South Florida: Overview of Performance Managment: Taking Steps to Enhance Individual and Organizational Effectivenes

Fotografija: Unsplash