Planiranje radnih mjesta

Uspjeh u poslu i poslovanju subjektivan je pojam koji ovisi o percepciji pojedinca i definiranju uspjeha. Uspješno odrađen posao je onaj koji je zadovoljio unaprijed definirane ciljeve zaposlenika, timova, odjela i organizacije kao cjeline. Uspjeh pojedinca očituje se napredovanjem, premještajem na bolje radno mjesto, davanjem većih odgovornosti. Uspješno obavljen posao je nagrađen javnim priznanjima, dodjelom većih plaća, usavršavanjima, bonusima ili drugim oblicima nagrada. Na organizacijskoj razini, uspješnost se očituje u održavanju strateškog plana, postizanju ključnih planova i ciljeva te stvaranjem dobrog organizacijskog okružja i poslovanja na internoj i eksternoj razini.

Prema Managment Principles (2013) postoje dva temeljna principa menadžmenta upravljanja učinkom. Kao prvo, on formira jasnu bazu za odnos članova tima s menadžerom. Sljedeće, on stvara efektivan sustav upravljanja učinkom kroz jasan odnos pojedinca i organizacije. Kada pojedinac i tim jasno znaju na koji način njihove radne uloge vode uspjehu odjela i organizacije, lakše se poistovjećuju s radnim ulogama i predaniji su poslu.

U planiranju radne izvedbe, ključni elementi su razumijevanje, misije organizacije, organizacijskih ciljeva i vrijednosti.

Uspješan menadžer povezuje individualna očekivanja i zadatke s organizacijskom strategijom. Pri tom je potrebno:

1. Osigurati jasan opis posla. Revizija opisa posla trebala bi se napraviti. Ako su se dužnosti promijenile, potrebno ih je upisati u novi opis poslova.
2. Identificirati ključne aktivnosti posla. Povezane su s dužnostima, razlogom zašto određena pozicija postoji i koriste kao vodič za postavljanje očekivanja izvedbe.
3. Definiranje očekivanja izvedbe – u slučaju zapošljavanja novog zaposlenika, promjene odgovornosti ili dodavanja novih. Opisuju što se točno od zaposlenika očekuje u terminima koji se mjere i promatraju. Potrebno je da budu realni i izvedivi.
4. Definiranje ciljeva, zadataka i rezultata
5. Identificiranje faktora za mjerenje uspješnosti izvedbe

 

 

Učinkoviti ciljevi pretpostavljaju ispravno definiranje zadataka i radnog mjesta za svakog zaposlenika. Sljedeći alat je osmišljavanje radnog mjesta ili oblikovanje posla te rukovođenje radnim učinkom. Posao koji je pogrešan i nije temeljito osmišljen s jasnim zadacima koji vode ispunjenju cilja, glavni je izvor demotivacije i loše produktivnosti zaposlenika.

Pogreške u osmišljavanju radnog mjesta (Malik, 2009):

• Premali radni zadaci: uzrokuju podcjenjivanje radnika, izvor su frustracija i manjka produktivnosti. Ovu pogrešku teže je primijetiti i ispraviti. Ispunjavanje dnevne kvote s velikim zadacima vodi razvoju i napredovanju zaposlenika, budi u njima mogućnosti i potiče na razmišljanje.
• Prevelik posao: većina zaposlenika brzo prihvaća granice koje su sami stvorili, no problem je kada one premašuju njegove mogućnosti. Prepoznajemo ju po propuštanju termina, pogreškama i površnom radu zaposlenika te konačnom žaljenju šefu radi preopterećenosti.
• Prividni poslovi ili ne-poslovi: česta je u velikim organizacijama. Nije stvar u ne obavljanju posla (najčešće asistenata ili koordinatora), nego u nedostatku odgovornosti za poduzimanje stvarnih zadataka. Bez odgovornosti nedostaje konstitutivni, definirajući element za učinkovito i pravovremeno obavljanje posla.
• Posao namijenjen za više ljudi. Njih nitko sam ne može završiti i obaviti do kraja, zbog stalne potrebe za suradnjom i koordinacijom da bi se nešto provelo u djelo. Ukoliko su već takvi poslovi nužni, potrebno ih je delegirati iskusnim i discipliniranom ljudima. U protivnom se posao gubi u mnoštvu sastanaka i pregovora bez pravog učinka.
• Poslovi s premalo svega: Tjeraju zaposlenike u trošenje vlastitih snaga, stalnu zaposlenost bez stvarnih rezultata. Nema koncentracije na jedan zadatak i cilj, već je ona raspršena na puno njih, bez pravog učinka.
• Posao-ubojica ili nemogući posao: Ne nastaje radi previše posla, nego radi mnogo potpuno različitih očekivanja koje se postavlja pred zaposlenika. Pokazatelj je često smjenjivanje više osoba na nekom radnom mjestu.

Za izbjegavanje svih navedenih pogrešaka postoje sljedeće karakteristike poslova: poslovi moraju biti veliki, zahtijevati od ljudi usredotočenost, moraju imati jednaku unutarnju konherentnost, ne smiju predstavljati sjedinjavanje nepovezanih aktivnosti. Također, moraju dopuštati ostvarivanje rezultata, biti koncipirani za obične ljude, koji su odabrani u skladu s njihovim jačim stranama.

Osmišljavanje radnih mjesta je statički dio kontrole, pored upravljanja dostignućima, koji su dinamički. Oblikovanje posla i kontrola zadataka neminovno su povezani.

“Efikasnost znači raditi stvari na pravi način; efektivnost znači raditi prave stvari. „ (Malik, 2009; str. 192). U tome se sažima razlika uspjeha i neuspjeha u pridonošenju radu i rezultatima. Za kontrolu zadataka, potrebno je poznavati razliku radnog mjesta i zadataka te aktivno upravljati dostignućima zaposlenika.

Ključna zadaća na nekom radnom mjestu jest ona s najvišim prioritetom u zadanom vremenskom razdoblju. Utvrđivanje prioriteta i jasno i precizno formuliranje zadataka prvi je korak ka efektivnosti organizacije. Radno mjesto je za cijeli paket zadataka, sastavljen temeljem organizacijskih gledišta, koji se ispunjavaju na neodređeno vrijeme, dokle se radno mjesto ne bude trebalo mijenjati. Primjerice u različitim organizacijama isto radno mjesto voditelja prodaje može označavati različiti skup zadataka: Prodati dosadašnje proizvode ili smanjiti količinu robe na skladištu za 40 %, voditi računa o dosadašnjim klijentima ili pridobiti nazad izgubljene klijente. Nekim zaposlenicima opis radnog mjesta i zadataka jasan je, no većini se prioriteti moraju osvijestiti te ih je potrebno usmjeriti i usredotočiti.

Drugi korak ka efektivnosti je učinkovito upravljanje dostignućima zaposlenika.

 

Napisala: Tihana Pandl

Literatura:

Malik, F. (2009). Upravljati, stvoriti, živjeti. Zagreb: Mozaik knjiga.

UCR Human Resources (2011) Supervisor’s Guide to Performance Managment

Slika preuzeta s: Unsplash